Una gestión centralizada de las firmas de email permite tener una firma homogénea y actualizada
En el panorama actual, vivimos más conectados que nunca a Internet, apps móviles, redes sociales… para comunicarnos, comprar, formarnos, jugar, realizar operaciones administrativas, conducir, comer, hacer ejercicio, ir al médico… Nunca antes se habían intercambiado tantos datos como ahora. Y esos datos tienen que gestionarse debidamente, por ejemplo los datos de contacto, para que la experiencia digital de los usuarios sea excepcional y esté a la altura de sus expectativas. Eso lo hacen muy bien los líderes de la industria, que han logrado transformar la experiencia digital en el mayor activo de sus empresas.
En este contexto, tener un sistema centralizado te permite gestionar los datos de forma más óptima. Un ejemplo lo encontramos en Sanidad. La gestión centralizada de los datos permite a los médicos ofrecer una atención más personalizada y eficiente a los pacientes. Gracias a ella, desde cualquier hospital o centro sanitario se puede revisar el historial médico de cada paciente y actualizarlo después de cada visita.
Lo mismo ocurre con las firmas de correo en las organizaciones. Según un estudio realizado recientemente, las que carecen de un sistema centralizado, tienden a desplegar firmas desactualizadas y poco profesionales. Una de las razones principales es que cada empleado tiene que ocuparse de actualizar su firma corporativa. Y en muchas ocasiones, cometen errores en los datos o en el diseño, e incluso se han producido casos de fraude en los datos (personas que firman con un cargo que no le corresponde, o se han hecho pasar por otra persona…).
¿Para qué sirve tener un sistema centralizado?
Mientras que las soluciones en la nube facilitan el almacenamiento y el manejo de datos, las plataformas de interconexión sirven para facilitar este intercambio de datos entre tantos miembros. Estos sistemas permiten intercambiar de forma rápida, segura y directa los datos necesarios para desarrollar o explotar servicios digitales complejos, como la digitalización sanitaria o el correo electrónico.
A las organizaciones que más les conviene tener un sistema centralizado de las firmas son aquellas que tienen muchos empleados que usan el correo electrónico. Para comunicarse con los clientes, proveedores, socios u otros compañeros. También a las organizaciones que tienen parte de su plantilla trabajando fuera de su oficina central. Cada vez es más habitual que las personas trabajen desde su casa, en otra oficina, en distinta ciudad o estén continuamente viajando). Así, cada vez que se realice un cambio en las firmas, se actualizarán de forma sencilla, rápida y controlada.
Las firmas de email cambian y evolucionan a lo largo del tiempo. Experimentan más cambios de los que creemos. Por ejemplo: ¿te han asignado otro departamento, puesto o cargo? ¿Tu empresa ha cambiado de sede, teléfono, logo, imagen de marca o tiene nuevas redes sociales? ¿Hay que modificar la cláusula GDPR? ¿Te han dicho que añadas un gif? Y muchos de estos cambios necesitan actualizarse lo antes posible para evitar problemas con los destinatarios de los emails.
¿Qué sucede a menudo? Hasta ahora, IT enviaba un manual con las instrucciones para hacer esos cambios o los hacía el propio departamento firma por firma, pc por pc.
¿Todas las personas siguen a rajatabla las instrucciones que les envían? Sabemos que no. Algunos sí otros no. Y los que sí, tampoco tienes la certeza de que acierten a dejarla exactamente como se les pide.
¿Cuánto tiempo se pierde cada vez que se hace un cambio en la firma? Así, muchísimo, es difícil de calcular.
Con un sistema de gestión centralizado, menos de 1 min y tienes la garantía de que todas las firmas se actualizan correctamente.
Ventajas de gestionar las firmas de correo de forma centralizada
¿Qué impresión te da una organización que te envía un email con una firma desactualizada? De abandono, ¿verdad? ¿Y si tiene mal el número de teléfono y no logras contactar? Te genera malestar y te hacen perder el tiempo. ¿Y si alguien se hiciera pasar por otra persona e intentara estafarte por email? La lista es larga y sucede en las empresas que no controlan las firmas de su equipo.
Estas son las ventajas principales de la gestión centralizada de las firmas de correo:
- Control total de las firmas. Toda la organización despliega la misma imagen de firma, actualizada y con los datos autorizados y verificados.
- Ahorro de tiempo, dinero y complicaciones: los usuarios no tienen que hacer nada. Y el responsable realiza cualquier cambio en 3 clics, actualizando todas las firmas a la vez de forma automática.
- Permite dinamizar las firmas para promocionar la marca, vender o comunicar.
Además, una firma profesional y homogénea mejora el rendimiento de tu email marketing:
- Una firma de correo electrónico profesional crea confianza y personalización y atrae más respuestas
- El vínculo de las firmas de correo a un sitio web profesional aumenta los visitantes y la duración de la visita
- Los enlaces de las firmas aumentan el tráfico al sitio web y a las redes sociales
- Los íconos de redes sociales incluidos en las firmas aumentan el compromiso y el número de seguidores
En un mar de infinitas opciones, las empresas para ser competitivas tienen que esforzarse por ofrecer una experiencia digital excepcional, a la altura de lo que los consumidores necesitan. Eso les hará posicionarse bien en el mercado y marcar la diferencia.
Uno de los canales digitales más importantes es el correo electrónico porque se usa habitualmente y su uso está muy extendido. Por ello, usar un software o plataforma web para administrar y organizar bien las firmas de email tiene muchas ventajas. Permite optimizar la gestión de las firmas, garantizar que toda la organización despliega la firma correctamente y eso refuerza la imagen de marca online. Y por ende, mejora la reputación de la empresa y la percepción que los usuarios tienen sobre ella.
Hay plataformas web como StampyMail que, además, permiten desplegar campañas en las firmas de toda la organización. ¿Cómo? Insertando banners en las firmas, de forma segmentada y automática. Con una buena estrategia, se puede captar la atención los clientes potenciales, redirigirles a la web y conseguir conversiones (ventas, que acudan a un evento, rellenen una encuesta, se apunten a un curso…)
