¿Eres de los que te sientas a redactar un mail y te tomas tu tiempo para que no se te olvide ni una coma? Perfecto, eso es importante. Pero… ¿Alguna vez revisas tu firma de correo? Te voy a explicar la importancia que tienen las firmas de correo electrónico para cualquier organización.
¿Por qué es importante la firma de correo electrónico?
Las razones principales son 4:
- El correo electrónico es uno de los canales de comunicación habituales para cualquier organización. Hay que cuidar la imagen que se transmite en cada una de las comunicaciones y mantenerla actualizada.
- A una misma persona le podemos enviar más de un email desde distintos departamentos. La firma que se despliegue en ambos mails tiene que ser la misma.
- Los datos de contacto correctos son imprescindibles para mantener y reforzar la comunicación entre dos o más personas.
- Una firma actualizada y homogénea refuerza tu imagen de marca online
¿Qué sucede con las firmas de correo electrónico?
Enviamos muchos correos al día… ¿verdad? Por lo tanto, tener la firma de correo actualizada es necesario. ¿Crees que todos los trabajadores se configuran la firma correctamente y la modifican cuando toca?
A continuación, vamos a ver varios perfiles que se hallan en casi todas las organizaciones.
El «Listillo”
– Hey compi, ¿me envías un mail con tu firma? Así la copio y listo.
– Ok… pero no sé si está actualizada… hace 10 años que no la cambio…
– Cargo de “Técnico”. Queda poca cosa… mejor me pongo “Encargado” y así me hacen más caso…
El «Perfeccionista”
– ¿En serio? ¿Hay que poner este logo? ¡¡Menuda horterada!! A mí me gusta más el anterior…
– ¿Qué? ¿Los datos de contacto van en “Verdana” 12, en color PANTONE 202? Yo prefiero todo en negro que queda más serio y mi nombre mucho más grande para que destaque bien…
El «Conformista”
– ¡Hala listo! Ya he configurado la firma como he podido. Ha quedado un poco rara porque el logo se ve un poco pequeño y la letra muy grande…. Pero bueno, ¡no pasa nada!
– No sé cuál es el texto legal que hay que añadir abajo… Bueno, lo dejo así y si alguien me lo pasa lo pongo…
Te habrás percatado que no todo el mundo se toma en serio las directrices de la compañía. Por eso, con mandar un mail no es suficiente. Hay que comprobar que las firmas están bien configuradas. Si no lo hacemos, estamos poniendo en riesgo la imagen corporativa y es posible que se pueda producir algún caso de fraude, poniendo en jaque la reputación de nuestra marca.
Usar un logo antiguo, no desplegar el texto legal, una firma que esté desconfigurada, el teléfono mal escrito, que se suplanten los cargos… son circunstancias que se pueden dar a diario y que cualquier organización tiene que evitar y controlar. Pero como todo, el tiempo es limitado y los recursos son escasos.
Las grandes compañías lo tienen muy complicado por el número de empleados que tienen en todo el mundo, al igual que las pymes porque no todos trabajan en la sede. Algunos están en otras oficinas de España, los hay que teletrabajan desde casa, otros están de viaje, fuera de la oficina… Para optimizar todas las firmas de correo de cualquier pyme o multinacional tenemos la herramienta StampyMail.
StampyMail, una plataforma que gestiona las firmas de correo electrónico
StampyMail es una plataforma que permite crear, administrar y desplegar de forma centralizada todas las firmas de correo electrónico de cualquier organización. Gracias a su tecnología es muy fácil de usar, segura y accesible para todos. Ventajas:
✅Garantiza que toda la organización despliega la misma imagen de marca.
✅El departamento de recursos humanos puede verificar los datos de todas las firmas y modificarlas fácilmente con su usuario y contraseña.
✅Cualquier cambio en las firmas (nuevo logo, cambio de sede…) se realiza en todas las firmas a la vez.
✅Liberas a tus trabajadores de crear su firma el primer día y de las modificaciones posteriores…
¿Te ha gustado es artículo? Espero haberte ayudado a comprender la importancia que tienen las firmas de correo electrónico para tu organización. Cada cambio estratégico que hagáis (cambio de localización, nueva web, nuevo logo…) provoca una necesidad de actualizar todas de firmas de correo. Y para poder hacerlo de forma muy sencilla y rápida tenemos la herramienta StampyMail. Te puedes registrar gratis y probar la versión Free . Si tienes alguna duda puedes dejarnos tu comentario en el Blog. ¡Y síguenos en nuestras redes sociales! Instagram, Facebook, LinkedIn