Consigue el equilibrio en tus comunicaciones internas
Existen unos cuantos motivos por los cuales las empresas pueden experimentar problemas en su organización. Uno de ellos, y sin duda de los más importantes es la mala comunicación interna. Una mala comunicación entre los miembros de la empresa da lugar a un clima laboral negativo e incluso podría traducirse en una mala imagen corporativa. Si el diálogo con empleados y accionistas no es bueno, difícilmente lo será con clientes, medios de comunicación, agrupaciones empresariales, universidades y el público en general al que se dirige la organización. ¿Cómo mejorar la comunicación interna y el trabajo en equipo? No existe una receta mágica. Cada empresa tiene su propia estrategia de comunicación interna y sus propios formatos para que funcione. La organización ha de buscar el equilibrio para mantenerse conectado con los miembros de su equipo y no abrumar ni resultar agobiante en la práctica.
Las firmas de correo electrónico ocupan un lugar destacado entre los formatos que funcionan bien en las comunicaciones internas de la empresa. Por ejemplo, un banner al final de cada correo electrónico enviado a los asociados facilita una comunicación fluida y eficiente. Además de un feedback positivo por parte del destinatario.
¿Por qué es importante detectar y actuar ante una mala comunicación interna?
Es obvio que una mala comunicación interna genera un ambiente en el que es difícil trabajar a gusto. Esto desmotiva a los miembros del equipo y ocasiona un menor rendimiento y eficacia en el desarrollo de sus funciones, lo que puede impactar radicalmente en la reputación de la empresa.
Vale la pena invertir una parte del esfuerzo de la organización en detectar los problemas internos que puedan surgir y revertirlos antes de que sea tarde y afecte a la productividad o la imagen de la empresa.
La reputación corporativa y la comunicación se han convertido en dos elementos clave dentro de los planes estratégicos de las empresas, y sin duda decisivos para aumentar los beneficios económicos de un negocio.
¿Cómo detectar señales de que hay una mala comunicación? ¿Y cómo lo solventamos?
La primera y principal señal es cuando surgen conflictos en el lugar de trabajo. No hay que dejar pasar el problema, ya que probablemente lo único que conseguiríamos es hacer la bola aún más grande. Hay que abrir canales de comunicación y mantener un diálogo constante para que los miembros del equipo se sientan cómodos a la hora expresar sus opiniones.
Desmotivación y falta de compromiso. Para solucionar este aspecto, la clave está en dar reciprocidad a los empleados en el desempeño de sus funciones y recompensarlos. Hay que hacerles saber que sus tareas y su aportación a la empresa es de gran valor, y que sin sus acciones sería más complicado llegar a los objetivos. Es decir, que no se sientan prescindibles.
El desconocimiento de los objetivos de la empresa. Los miembros de un equipo deben conocer cuál o cuáles son los objetivos de su empresa para poder dar el 100%. Necesitan tener una guía para comprender la misión y visión de su organización, ya que solo de esta manera sus funciones podrán ir en sintonía con los objetivos de la organización.
Por último, en el caso de que haya más clientes insatisfechos. En este caso hay que revisar muchas cosas, pero una de ellas es la comunicación interna. Asegurarnos que nuestros empleados tienen claras sus funciones y que la información que se transmite entre ellos es la correcta. Cuando los errores, descuidos y poca productividad atraen las quejas de los consumidores, ha de tomarse como una señal de alarma.
¿Qué canales podemos utilizar para la comunicación interna?
Una vez identificados los problemas, ¿Cómo podemos mejorar la comunicación interna? Hay muchos canales que podemos emplear en una comunicación interna que nos permitirán transmitir la información de manera sencilla y fomentar el compromiso de los miembros del equipo.
Debido a que su tasa de apertura ronda el 100%, el correo electrónico profesional sigue siendo un canal particularmente efectivo. Uno de sus puntos fuertes es su carácter informal, algo que juega a favor de la empresa, y se puede aprovechar para hacer cros Seling o campañas de branding efectivas. Sin embargo, a veces es posible que el mensaje no llegue a la bandeja de entrada. Siempre hay que cerciorarse que lo ha recibido el destinatario.
Las reuniones también ofrecen muchas oportunidades de comunicación interna positiva. Ya sea de forma presencial o virtual, el grado de interacción que se da en las reuniones es indiscutible. Sin embargo, es más difícil de integrar en un plan de comunicación.
Por último, las firmas de correo electrónico. Una firma de correo electrónico contiene la información de contacto del remitente, pero además y cada vez más a menudo, una llamada a la acción en forma de banner. Es un canal tremendamente útil para la mejora de la comunicación de una empresa, tanto de forma interna como externa.
Ideas para promover la comunicación a través de las firmas de correo
Hemos pasado de centrarnos en el simple bienestar en el trabajo a buscar un verdadero compromiso por parte de los equipos de trabajo. Ya no es suficiente implementar herramientas para el bienestar, es decir, un puesto personalizado, un psicólogo dentro de la empresa etc. Para alcanzar el objetivo de compromiso de los empleados con la empresa, ésta debe asumir un papel proactivo y mejorar las herramientas de comunicación internas diarias. Vamos a ver entonces cómo mejorar la comunicación interna y el trabajo en equipo. La mejor manera de hacerlo es sin duda a través de las firmas de correo:
Crea un espacio de ideas. Este espacio puede ser físico o virtual, donde los miembros del equipo podrán aportar sus ideas para mejorar el día a día en la empresa. Además, es una manera de generar un acercamiento hacia los altos mandos para que los empleados se sientan escuchados y valorados.
Anuncia una convocatoria de proyectos. Ofrece a los empleados la posibilidad de llevar a cabo un proyecto que les motive. Incluso se puede destacar un tema en concreto, como proyectos de responsabilidad social y medio ambiental. Los proyectos favoritos serán elegidos por votación entre todos los miembros de la empresa.
Realiza una encuesta de satisfacción de los empleados. Una encuesta puede arrojar luz sobre sus niveles de satisfacción y expectativas de los miembros de la empresa y corregir a tiempo cualquier desviación en los objetivos de la estrategia de comunicación interna.
Haz cuestionarios entretenidos. Puede tratarse de algún tema de actualidad, sobre la historia de la empresa, un nuevo proyecto, deportes, cultura, etc. Evidentemente, la temática no tiene por qué estar ligada a la empresa, depende de lo que creas que pueda interesar más a los empleados. Si la recompensa por rellenar el cuestionario es atractiva, éste dará los frutos esperados y la empresa conseguirá información valiosa para mejorar y seguir creciendo.
Establece un programa de tutorías. Un trato más personal y cercano con los miembros de tu empresa promoverá ese clima de compromiso y proactividad que buscamos para la organización. Los empleados pueden decir lo que piensan y discutir abiertamente sobre sus preocupaciones y expectativas dentro de un círculo creado por y para ellos, y al que pueden atribuir incluso una imagen propia, con su logo, su lema etc.
